¿Qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa?

¿Qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa? Si los señores de Hacienda llaman a la puerta por sorpresa, debes mantener la calma e intentar no cometer errores. Sabemos que este es uno de los momentos más tensos para cualquier autónomo. Se mezcla el temor, con la inseguridad y hasta con una buena dosis de torpeza, cuando no se conoce bien en qué consiste este procedimiento.

Una de las primeras dudas en una inspección por sorpresa es si se debe permitir el acceso del funcionario y qué consecuencias legales tiene negarle la entrada. Por ello en este post te daremos algunas orientaciones, partiendo de interrogantes que seguramente son las que tienes sobre este aspecto.

Lo que no puedes hacer

• La notificación por parte de la AEAT para citarte a una inspección no debe ser ignorada en ningún caso, por el contrario debes comparecer y ser puntual. 
• No hables de más, causa una buena impresión.
• No contestes sin pensar bien tus repuestas.
• Si te cita la Dependencia de Gestión Tributaria no lleves documentos contables, pues no tiene potestad para pedírtelos.
• Si te cita la Dependencia de Inspección, llévalos.
• No te retires sin haber leído muy bien las diligencias (recogen los hechos) pues ellas llevaran tu consentimiento firmado de que estás de acuerdo con lo que se ha recogido de tus declaraciones.

¿Los dejo entrar?

Esta es una decisión de gran transcendencia porque, aunque colaborar evita conflictos y agiliza el proceso, implica un consentimiento, por lo que las actuaciones que hagan en el cuartel general de la compañía serán válidas.

No debes temer si tienes todos tus documentos están en orden, además la visita debe estar suficientemente motivada y justificada, para que pude proceder. Lo primero que debes hacer es solicitar la identificación, saber qué permisos tienen y cuál es el objeto de la inspección. Te recomendamos llamar al asesor fiscal para que supervise e “indique cómo actuar en cada momento

¿Qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa?¿Que debe ser lo habitual?

Lo más habitual es que una visita de la Agencia Tributaria venga precedida por una notificación de Hacienda por correo certificado. Pero resulta que por alguna irregularidad hayas sido denunciando de forma anónima y en este caso, te pueden pillar por sorpresa. Seas o no responsable de un comportamiento inadecuado, en este momento que llegue el inspector, debes mantener la calma y conocer  tus derechos.

Te recomendamos que cuando no tienes nada que temer, lo más recomendable es permitir el acceso y evitarte molestias innecesarias, aunque los inspectores no dispongan de la autorización pertinente, esto es la indicación ante la pregunta ¿qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa?

¿De qué manera puedes enterarte de que Hacienda requiere información de tu negocio?

• Te puede llegar la notificación a través de un correo postal
• Notificación electrónica. Si eres persona jurídica, la podrás recibir por la DEH (Dirección Electrónica Habilitada).
• In situ: el representante de la Agencia Tributaria se apersona en la sede de la empresa para notificar este inicio del procedimiento.

Es importante anotar el día en que se ha recibido el aviso, porque esta fecha será la que se tendrá en cuenta para calcular los plazos para presentar documentación, hacer reclamaciones, alegaciones, etc.,

¿Qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa por sorpresa?

Si llegan sin previa notificación de la inspección, tienes pleno derecho a solicitar la autorización judicial.

Si no lo tienen puedes negarte  dejarlos entrar diciendo que de acuerdo a la constitución tu negocio es inviolable

Si insisten en inspeccionar algunas zonas y tú tienes zonas donde la entrada de terceros esté expresamente restringida, por ejemplo, un despacho, un depósito, un sótano, con menos razón pueden entrar a estas áreas de tu negocio.

Conocer este primer paso es decisivo

Es decisivo porque en el momento en el que les permites la entrada a los inspectores, estos podrán examinar cualquier documento de naturaleza contable o fiscal y recabar información de los trabajadores, entre otras muchas cosas.

¿Qué contiene una autorización judicial?

El primer elemento a tomar en cuenta es que si tú eres el titular del negocio o eres el administrador del mismo, debes estar presente para que pueda proceder el acto de inspección. Luego observa lo siguiente:

• El documento debe venir perfectamente identificado por la autoridad competente.
• Los funcionarios han de estar debidamente identificados.
• Debe venir bien identificado, señalando la dirección de tu local y el nombre tuyo como titular del mismo.
• En el documento debe explicarse el motivo de la visita y entrada.
• Debe haber precisión de los datos, los documentos, las operaciones, informaciones o cualquier elemento que indique cuál es el objeto de la inspección. 
• Fijación de días concretos y determinación de la duración máxima de las visitas

¿En qué circunstancias se puede cerrar la puerta a Hacienda sin temor a represalias?

El Tribunal Constitucional ha reconocido la inviolabilidad del domicilio social de las empresas, por lo que cualquier entrada a él, si no la consiente su titular, requiere una autorización judicial. Esto quiere decir que se puede denegar la entrada al inspector que no trae una orden válida.

Pero de inmediato, al negar el acceso, debes contactar al asesor fiscal para que te proporcione las instrucciones adecuadas y en el mejor de los casos, para que este asuma la situación solicitando un posible aplazamiento de la inspección. Este profesional podrá orientarte y decirte ¿Qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa?

Pero ten cuidado…

Si tu local no posee la nota de privacidad, exclusión y acceso restringido; porque es un local que tiene como características que esté abierto al público en horario y días de apertura, puede ser visitado por un funcionario con una autorización firmada por el delegado de Hacienda, e impedírselo puede conllevarte una cuantiosa multa.

La revocación del consentimiento es una opción válida, en cuyo caso los funcionarios deben abandonar el lugar, aunque según la Ley General Tributaria (LGT) puede tomar medidas cautelares para evitar la desaparición de pruebas.

¿Cuáles son esos lugares blindados?

No todo espacio o local está considerado como domicilio constitucionalmente protegido. La protección abarca aquellos lugares de acceso restringido en los que la persona jurídica centraliza la dirección de su negocio, sirviendo, asimismo, de custodia de documentos de la vida de la sociedad que no están al alcance del conocimiento de terceros.

los tribunales han admitido como domicilio constitucionalmente protegido, no solo a los inmuebles que tradicionalmente consideras como tal, sino que también puede estar protegida una autocaravana, una embarcación, o un lugar temporal como por la habitación de un hotel, siempre y cuando tengas el acceso restringido de rigor.

¿Qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa? ¿Qué pueden revisas estos funcionarios en su visita?

¿Qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa? Te comentamos que su actuación puede ser bastante amplia y exhaustiva, desde entrevistar a empleados, realizar mediciones, sacar fotografías, pueden llegar a incautar documentos, analizar los equipos y sistemas informáticos del negocio. Sin embargo, no todo vale. Los inspectores no pueden extralimitarse ni realizar una actuación desproporcionada que perjudique la actividad de tu negocio.

¿Quieres que todo transcurra con normalidad? Sigue estos pasos:

• Ten toda tu documentación fiscal y contable muy bien revisada. Evita los errores involuntarios en estos documentos, porque de igual modo pueden ser sancionados.
• Si tu negocio tuvo alguna operación especial, que haya impactado en los tributos, te recomendamos que tengas un análisis profundo de dicho impacto para que te anticipes a posibles riesgos fiscales. 
• Ten siempre copias de tu documentación una vez que la misma esté perfectamente verificada.

¿Qué motivos pueden estar detrás de una inspección?

1. Que no hayas presentado la declaración, es un motivo porque se requiere saber si  ha cesado la actividad de tu negocio o si aún no ha llegado a la cuantía que obliga a la declaración.
2. Si tu declaración muestra más gastos que ingresos. 
3. Si en la declaración te ha salido “devolver” y ese importe es considerado “excesivo” por Hacienda, es probable que sea objeto de inspección.
4. Los cómputos trimestrales respecto a los anuales, no cuadran.
5. Si recibes subvención del Estado y esa ayuda está exenta de declaración.
6. Que aparezcan gastos exagerados de acuerdo a la actividad de la empresa (compra de equipos, viajes,)  
7. Si tu empresa va a operar fuera de España seguramente solicitarás el NIF intracomunitario puede ser motivo para que Hacienda te visite, a fin de revisar las condiciones en las que se planea hacerlo.
8. Si tenías una sociedad y la dejas inactiva.

Es importante que estés preparado y saber qué hacer si Hacienda se presenta en tu empresa, para una eventual visita de un inspector fiscal. Presta atención a cada uno de los tips que te estamos dejando aquí, para que no cometas errores. No incumplas jamás con tus obligaciones contables y evita una multa considerable que oscila entre el 50 y el 100 % sobre la base de la cuantía. Insistimos en que revises que está todo en orden antes de cualquier declaración a Hacienda.